Mit FTAPI hat Equans Switzerland nun eine einfache und sichere Lösung für die digitale Gehaltsabrechnung im Einsatz, die darüber hinaus rund 10.000 CHF jährlich in Papier- & Portokosten einspart. (Intro/Standalone-Statement)
Über das Unternehmen
Equans Switzerland bietet Dienstleistungen in den Bereichen Gebäudetechnik, Facility & Property Management, Energie, Verkehr und Telekommunikation an. Ein besonderer Fokus liegt auf Gebäudeautomation, Energieoptimierung und Engineering. Mit rund 90.000 Mitarbeitenden weltweit, davon 7.000 an 140 Standorten in der Schweiz, bietet Equans umfassende Lösungen für die Infrastruktur und Gebäude seiner Kunden.
Kurz und knapp
Digitalisierung der monatlichen Gehaltsabrechnung
Einsparungen von ca. 10.000 CHF jährlich in der Personalabteilung
Datenschutzkonformer Versand durch FTAPI SecuMails direkt aus dem SAP HCM
Die Herausforderung
Equans Switzerland, ein führendes Unternehmen in den Bereichen Gebäudetechnik und Facility Management, hat sich erfolgreich mit FTAPI und der smahrt consulting AG zusammengetan, um den Versand von Gehaltszetteln zu digitalisieren. Der traditionelle Prozess des Druckens und Versendens von Gehaltszetteln war kostspielig, zeitaufwendig und weniger sicher. Die bisherige Datenübermittlung erfolgte über eine Tunnellösung an einen Dienstleister, der Gehaltszettel druckte und postalisch an die Mitarbeitenden versandte. Ein Mitarbeiterportal, über das die Angestellten eigenständig Gehaltsabrechnungen empfangen und herunterladen konnten, war nicht vorhanden. Eine Ende-zu-Ende-verschlüsselte Datenübertragung fand ebenfalls nicht statt.
Als die Digitalisierung des Prozesses beschlossen wurde, standen die Projektverantwortlichen vor einer weiteren Herausforderung: Viele der fertig verfügbaren digitalen Lösungen waren teuer oder nicht ausreichend auf die spezifischen Bedürfnisse von Equans Switzerland zugeschnitten. Das Ziel war, eine sichere, kosteneffiziente und benutzerfreundliche Lösung zu finden, die den digitalen Versand von Gehaltsabrechnungen möglichst direkt aus dem SAP HCM ermöglicht.
„Für den Einsatz von FTAPI war uns in erster Linie wichtig, dass der Provider unsere Bedürfnisse und Anforderungen versteht und die auch ernst nimmt. Und dass es eine stabile und doch für den Enduser einfach zu bedienende Lösung ist.“ - Reto Herzog, Equans Switzerland
Die Lösung
Nach Recherche und Evaluierung verschiedener Anbieter entschied sich Equans Switzerland für die digitale Gehaltsabrechnung mit FTAPI, gemeinsam mit unserem Schweizer Vertriebs- und Softwarepartner smahrt consulting AG. Neben Funktionalität und Preis-Leistungs-Verhältnis konnte das Team durch die transparente Vorgehenswese bei der Projektplanung- und Umsetzung, die gute Betreuung und die Erfüllung hoher Sicherheitsstandards überzeugen. Die Lösung beinhaltet neben dem automatisierten Versand der Gehaltszettel aus SAP mithilfe von smahrt-eDoc und der FTAPI SecuFlows die Ende-zu-Ende-Verschlüsselte Übertragung und ein benutzerfreundliches Portal, das den Mitarbeitenden den sicheren Empfang ihrer Gehaltsabrechnungen ermöglicht. Anstelle des Postversandes, inklusive monatlicher Druck- und Portokosten, erhalten die Mitarbeitenden die Gehaltszettel nun vollständig digital per FTAPI SecuMails.
FTAPI unterstützte Equans Switzerland gemeinsam mit smahrt während der gesamten Implementierungsphase durch klare Kommunikation, technische Unterstützung und eine transparente Darstellung der notwendigen Schritte und Verantwortlichkeiten. Die zertifizierte Sicherheit von FTAPI stellte ein zusätzliches Plus dar und verstärkte das Vertrauen in die Lösung, da es zusätzlich zur Funktionalität und Kostenersparnis auch höchste Sicherheitsanforderungen erfüllte.
Das Ergebnis
Die Einführung von FTAPI war für Equans Switzerland eine echte Erfolgsgeschichte. Mehr als 90% der Mitarbeitenden haben inzwischen den Papierversand hinter sich gelassen und erhalten ihre Gehaltszettel nun vollständig digital über FTAPI. Neben Verbesserungen in der Anwendungsfreundlichkeit, etwa durch den einfachen Zugriff über die FTAPI Web-Oberfläche, führte diese Umstellungen zu erheblichen Einsparungen von rund 10.000 CHF jährlich bei Papier- und Portokosten.
Über 1.500 Mitarbeiter:innen nutzen den digitalen Versand über FTAPI. Die Lösung wurde schnell angenommen und unterstützt Equans Switzerland dabei, einen weiteren Schritt in der Digitalisierung zu machen. Die Einführung verlief ohne Probleme, kleinere technische Hürden konnten schnell überwunden werden.
Die positive Aufnahme und die verbesserte Sicherheit der Gehaltsabrechnungen zeigen, wie Technologie effektiv eingesetzt werden kann, um Unternehmensprozesse zu optimieren. Equans Switzerland konnte durch den Einsatz von smahrt-eDoc und FTAPI nicht nur Kosten sparen, sondern auch die Zufriedenheit und Sicherheit seiner Mitarbeitenden erhöhen.
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