Arbeitsverträge direkt aus SAP

smahrt-contract

Vertragliche oder vertragsähnliche Dokumente rund um das Anstellungsverhältnis von Mitarbeitenden erstellen, verwalten und drucken.

Die Lösung

Mit smahrt-contract werden Arbeitsverträge erstellt, verwaltet und genehmigt. Rund um das Anstellungsverhältnis von Mitarbeitenden – vom Arbeitsvertrag beim Eintritt über Anstellungs- oder Lohnänderungen bis zur Austrittsvereinbarung oder Kündigung beim Austritt – können sämtliche vertragsrelevanten Dokumente und Beilagen direkt in SAP produziert und bewirtschaftet werden.

Ihren Sachbearbeitern steht eine zentrale Bearbeitungsoberfläche zur Verfügung. Dort werden die Verträge zu Eintritten, Austritten, BG-Wechsel usw. erfasst und bearbeitet. Wenn möglich werden die für die Dokumente benötigten Daten ab dem Personalstamm gelesen und weiter verarbeitet. Bei Ersteintritten werden die Daten entweder direkt im Vertrag erfasst oder über die eRecruiting-Integration vom Bewerber ermittelt.

Sobald der Vertrag angelegt ist, werden die spezifisch für den vorliegenden Vertragstyp benötigten Daten erfasst. Bei einem Anstellungsvertrag müssen z.B. Lohndaten, AHV- oder Steuerdaten erfasst werden. Austrittsverträge benötigen Daten wie z.B. Austrittsart und Anstellungsänderungen wiederum Daten zur neuen Planstelle oder zum neuen Lohn. Alle Verträge können mit einer beliebigen Anzahl Freitextfelder versehen werden, damit individuelle Vereinbarungen getroffen werden können.

Wenn der Vertrag soweit vollständig und korrekt ist, kann er zur Genehmigung freigegeben und den unterzeichnenden Parteien zur Unterschrift vorgelegt werden. Wenn gewünscht, kann die Genehmigung auch elektronisch per Workflow erfolgen.

Die Verträge können jederzeit auf Vollständigkeit und Korrektheit überprüft werden. Dabei wird geprüft, ob die Vertragsdaten fehlerfrei in die HR-Infotypen geschrieben werden können. Nur fehlerfreie Verträge können weiter verarbeitet werden.

Sobald der Vertrag angelegt ist, gilt der Prozess als abgeschlossen. Sämtliche Infotypen werden vom System automatisch und ohne Zutun des Sachbearbeiters angelegt, geändert oder abgegrenzt und der Vertrag ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr bearbeitbar.

Weitere Funktionen


  • Die abzubildenden Geschäftsvorfälle (Eintritt, Austritt, BG-Wechsel usw.) können im Customizing definiert werden.
  • Individuelle oder standardisierte Textbausteine können jeder Vertragsart zugewiesen und durch den Sachbearbeiter mittels Checkbox aktiviert werden.
  • Verträge die noch nicht gänzlich vollständig und noch nicht zur Genehmigung freigegeben sind, werden durch ein Wasserzeichen „Entwurf“ gekennzeichnet.
  • Die Stammdaten eines Geschäftsvorfalls werden in eigenen Tabellen zwischengespeichert. Erst nach der Genehmigung eines Vertrages werden die entsprechenden Infotyp-Sätze geschrieben.
  • Verträge können archiviert werden. Falls Records-Management im Einsatz ist, können Verträge auch in der Akte der Person angelegt werden.
  • Über ein Reporting können sämtliche Verträge anhand diverser Merkmale gefiltert und ausgewertet werden.

Ihre Vorteile


  • Zentrale und einfache Verwaltung von Arbeitsverträgen, respektive Verfügungen direkt in SAP. Keine Schnittstellen, keine Dritt-Applikationen.
  • Korrekte Verträge - durch die nahtlose Integration in die SAP Personaladministration kann sichergestellt werden, dass die Verträge jederzeit den Einstellungen im HR und dem Personalreglement entsprechen.
  • Zentraler Arbeitsvorrat mit pendenten Verträgen für jeden Sachbearbeiter/jede Sachbearbeiterin.
  • Verträge werden als PDF-Dokumente erzeugt und sind somit auf allen Betriebssystemen lauffähig, release-unabhängig und abwärtskompatibel.
  • Vertragsinhalte können nur im System geändert werden. Es gibt somit keine Diskrepanz zwischen unterzeichneten Verträgen und den Daten im System.
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