Elektronischer Versand beliebiger Dokumente direkt aus SAP

smahrt-eDoc

Entgeltnachweise, Lohnausweise, Zeitabrechnungen oder sonst ein beliebiges Dokument gleich
aus SAP per sicherer E-Mail an die Mitarbeiter versenden und somit Zeit und Kosten sparen.

Die Lösung

Ist in Ihrem Unternehmen der Versand von Lohnabrechnungen ebenfalls ein kostentreibender und zeitaufwändiger Prozess? Dank der in SAP integrierten Lösung smahrt-eDoc und dem sicheren E-Mail-Dienst IncaMail der Schweizerischen Post können Sie dies digital, schneller, günstiger und
sicher realisieren.

Mit smahrt-eDoc lassen sich beliebige Dokumente wie Entgeltnachweise, Lohnausweise oder Zeitabrechnungen bündeln und per Knopfdruck direkt aus SAP heraus an die Mitarbeitenden versenden. Die sensiblen Dokumente gelangen dabei über die Plattform IncaMail sicher und nachweisbar an die bestehenden E-Mail-Adressen der Mitarbeitenden. Diese erhalten jeweils eine von der Schweizerischen Post elektronisch signierte E-Mail, in der sich die Lohndokumente als verschlüsselter SAFE-Anhang befinden (Secure Attached File Encryption). Dieser Anhang lässt sich nur mit Hilfe von IncaMail öffnen. Ein Vorteil dieses Verfahrens ist, dass auf der Plattform IncaMail keine Daten gespeichert werden und somit Dritte die Inhalte der Nachrichten nicht einsehen können.

Einfache Handhabung

Die HR-Dokumente werden unter dem eigenen E-Mail-Absender (z.B. payroll@xy.ch) versendet und Ihre Mitarbeitenden werden so jederzeit und ortsunabhängig erreicht. Entsprechend erhalten auch Angestellte im Ausland den Beleg zeitgleich zur Lohnzahlung; ein Faktor, der in Zeiten zunehmender internationaler Vernetzung immer wichtiger wird. Die Mitarbeitenden benennen dazu einfach die gewünschte E-Mail-Adresse, unter der sie erreicht werden möchten und öffnen die verschlüsselte Nachricht wann immer sie möchten direkt im eigenen Postfach. Auch Mitarbeitende, die das Unternehmen verlassen haben, können so weiterhin einfach erreicht werden.

Grosse Akzeptanz

smahrt-eDoc und IncaMail geniessen aufgrund ihrer einfachen Handhabung eine sehr hohe Akzeptanz. Auch deshalb bieten sie einen alternativen Zustellkanal für Berufsfelder, in denen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz keine Möglichkeit haben, aktiv auf ein Portal zuzugreifen und ihre Abrechnung im Betrieb einzusehen und auszudrucken.

Datenschutz und Datensicherheit

Die elektronische Übermittlung von Lohnabrechnungen durch IncaMail erfolgt unter Beachtung der gesetzlichen Rahmenbedingungen: Relevant sind v.a. das Datenschutzgesetz und die arbeitsrechtlichen Datenschutzvorschriften (Art. 328b OR). Bei der elektronischen Übermittlung von Lohnabrechnungen über das Internet werden die betreffenden Daten gemäss Art. 7 Abs. 1 DSG durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen gegen unbefugte Bearbeitungen geschützt. Die sogenannte Datensicherheit ist mit der Übermittlung via IncaMail gewährleistet, anders als bei einer normalen PDF-Verschlüsselung.

Sicher, simpel, sparsam

Mit smahrt-eDoc und IncaMail können Sie Lohndokumente einfach, sicher und nachweisbar direkt aus SAP verschicken. Die Lösung ist von der Schweizerischen Bundesverwaltung offiziell als sichere elektronische Zustellplattform anerkannt und wird weltweit erfolgreich eingesetzt. Der administrative Aufwand wird massiv reduziert, die Druck-, Hardware- und Frankierkosten (Porto) minimiert.

Sparpotenzial bei 500 MA

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Warum smahrt-eDoc

Die smahrt-eDoc-Schnittstelle bietet neben den bereits genannten Vorteilen zu z. B. Handhabung und Einsparpotenzialen weitere, nützliche Eigenschaften wie z. B. dass...

  • kein anderes Unternehmen operativ im Lohnversand involviert ist.
  • die smahrt-eDoc-Schnittstelle eine einfache Oberfläche bietet, mit welcher man schnell und einfach die Lohndokumente verschicken kann.
  • smahrt-eDoc den jeweiligen Status der Zustellung protokolliert. Dieser kann jederzeit intern zu jedem einzelnen Mitarbeiter abgerufen werden. Man kann einsehen, wenn der Mitarbeiter die Nachricht erhalten hat und kann auch überprüfen, ob er die Anlagen geöffnet hat.
  • smahrt-eDoc erkennt, ob zu einem Mitarbeiter eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird dies sofort erkannt und es wird automatisch der Papierversand bzw. der Ausdruck der Lohndokumente angestossen.
  • smahrt-eDoc den sogenannten „Nachversand“ kennt. D.h., dass einmal an eine Person versandte Dokumente bei Bedarf jederzeit widerholt zugestellt werden können (z.B. die Lohnabrechnungen und den LAW vom letzten Jahr).
     

Die Vorteile mit smahrt-eDoc & IncaMail in Ihrer Rolle als...

HR-Manager / CFO


  • Enormes Sparpotenzial
  • Effizienzsteigerung
  • Schnell und unkompliziert
  • Zeitgemässe Lösung
  • Sicherheit und Zuverlässigkeit
  • Entlastung der HR-Mitarbeitenden
  • Mitarbeiterfreundlich
  • Weltweite Erreichbarkeit
  • Anwendbar auch ausserhalb HR

CIO / IT-Verantwortlicher


  • Flexible Umsetzung
  • Nahtlose und einfache Integration
  • Patentierte SAFE-Technologie
  • Keine Login-Verwaltung
  • Offizielle Anerkennung durch die Schweizerische Bundesverwaltung
  • Bewährte Technologie mit hoher Kundenzufriedenheit

HR-Administration


  • Entlastung von einer monotonen, zeitintensiven Arbeit
  • Eingesparte Zeit kann für andere Tätigkeiten genutzt werden
  • Einfach und unkompliziert zum Bedienen
  • Vertraulich, zuverlässig und nachweisbar
  • Lässt sich problemlos in den bestehenden Kontrollprozess einbinden
  • Schont die Umwelt
  • Praktisch für Ihre Mitarbeitenden: schnell, bequem und absolut vertraulich
  • Verwendung für beliebige Dokumente
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