Die Lösung

smahrt-eOffice bietet Ihnen die Möglichkeit, Dokumente und Vorlagen mit Informationen direkt aus SAP zu bestücken. Das Add-On besteht aus den folgenden drei Komponenten, die aufeinander aufbauen und verschiedene Funktionalitäten abdecken:

  • smahrt-eOffice Base
  • smahrt-eOffice Light
  • smahrt-eOffice Professional

smahrt-eOffice unterstützt Sie bei...

  • Erstellung und Verwaltung von Vorlagen für MS Word, Excel und Outlook direkt in SAP.
  • Erstellung von MS Word- und Excel-Dateien sowie Outlook-E-Mails direkt aus der SAP Personaladministration (PA20/30) für ein­zelne Personen.
  • Speicherung dieser Dokumente/E-Mails in SAP oder externem Archivsystem.
  • Speicherung der Dokumente im PDF-Format.
  • Bestückung der Dokumente und E-Mails mit HR-Informationen (Adresse, Organisato­rische Zuordnung, Geburtstag, …).
  • Anbindung an Personalakte.
  • Massenerstellung von Dokumenten/E-Mails als Serienbrief.
  • Outlook-Integration mit Kalender.
  • Erstellung und Ausführung kundeneigener Makros für MS Word und Excel.

Voraussetzungen

Um smahrt-eOffice Light zu verwenden, muss smahrt-eOffice Base installiert sein. Die Komponenten setzten immer voraus, dass die MS Applikation, die gerufen und bestückt werden soll (MS Word / Outlook / Excel, …), am jeweiligen Client auch installiert ist. Ansonsten wird keine weitere Infrastruktur benötigt, die Lösung läuft vollständig innerhalb von SAP ab.

smahrt-eOffice Base

smahrt-eOffice Base stellt die grundsätzlichen Mechanismen für die Integration von SAP zu MS Applikationen zur Verfügung. Die Integration beliebiger MS Applikationen erfolgt mittels MS Visual Basic Script. Damit können alle Anwendungen angesprochen werden, mit denen über diese Sprache interagiert werden kann. Da es sich bei VB Script um eine Programmiersprache handelt, sind die Möglichkeiten fast unbegrenzt.

Die smahrt nutzt z.B. diese Komponente im Zusammenhang mit dem Salärvergleich, bei dem Daten aus SAP an das Excel übertragen werden, um dort aufwändige Grafiken zu erstellt.

smahrt-eOffice Base kann z.B. auch dazu verwendet werden, im Rahmen eines Eintritts­prozesses SAP-gesteuert eine Terminver­einbarung zwischen Mitarbeiter und Manager direkt in Outlook zu vereinbaren.

smahrt-eOffice Light

smahrt-eOffice Light baut auf der Komponente smahrt-eOffice Base auf und implementiert die Funktionalität, um Worddateien mit Informa­tionen aus SAP zu bestücken. Die Vorlagen­verwaltung erfolgt direkt über SAP Folders Management.

  • Word-Dokumente direkt aus den Transaktionen PA20/30 angelegen, anzeigen und be­stücken lassen.
  • Direkte Speicherung der Word-Dokumente (in SAP-Tabellen, im Archivsystem oder in der Personalakte).
  • Verwaltung der Word-Vorlagen und deren Eigenschaften.

smahrt-eOffice Professional

smahrt-eOffice Professional bietet gegenüber smahrt-eOffice Light zusätzliche Möglichkeiten und ein noch benutzerfreundlicheres Umfeld. Die Bestückung der Dokumente mit SAP-Informationen steht für die folgenden Applikationen zur Verfügung:

  • MS Word
  • MS Excel
  • MS Outlook

Die folgenden Informationsquellen stehen zur Verfügung:


  • Infosets: Es werden verschiedene Infosets mit vorkonfigurierten Feldern angeboten. Die Felder können mittels Doppelklick oder über das folgende Menü in die Vorlage übertragen werden. Für Datumsfelder stehen in Deutsch, Französisch und Englisch viele Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
  • PA-Tabellen: In einer Customizing-Tabelle kann hinterlegt werden, welche PA-Tabellen angeboten werden.
  • Ebenfalls können Spezielle Felder (wie z.B. spezielle Adressfelder oder spezielle Anreden) und Kundeneigene Felder eingerichtet und genutzt werden. Die Datenbeschaffung dieser Felder wird jeweils ausprogrammiert. So ist sicher-gestellt, dass jede erdenkliche Kundenanforderung umgesetzt werden kann.
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