Elektronische Personalakte in SAP

eDossier

Mit nextPCM Personnel File finden sich alle Informationsobjekte zu jedem Mitarbeiter an einem zentralen Ort. Eine übersichtliche Benutzeroberfläche vereint personenbezogene Daten strukturiert, schnell und einfach. Aus der Akte heraus können bequem Absprünge in verschiedene Infotypen und Transaktionen in SAP HCM erfolgen.

Dokumente

Wichtige E-Mails, Papierdokumente oder Office-Dateien können flexibel zu einem beliebigen Zeitpunkt im Prozess digitalisiert und abgelegt werden. Nach der Indizierung landen sie automatisch im passenden Register der Akte.

  • Frühes Archivieren mit Workflow
  • Spätes Archivieren mit Barcode
  • Upload digitaler Dokumente – auch per Drag&Drop
  • Upload von E-Mail-Anhängen oder kompletten E-Mails direkt aus dem Mail-Client
  • Ablage von Bescheinigungen aus dem SAP Bescheinigungswesen
     

Aus der Akte heraus können auch automatisch neue Dokumente wie Mitarbeiterschreiben oder Arbeitsverträge erzeugt werden – mit Übernahme von Daten aus der Akte und SAP HCM.

Prozessunterstützung

Alle Möglichkeiten, die SAP im Workflow bietet, können komplett genutzt werden. Darüber hinaus lassen sich flexibler und schneller neue Prozesse erzeugen, z.B. Urlaubsanträge, Arbeitsverträge oder workflowbasierte Zeugniserstellung.

Reports

Übersichtlich und grafisch aufbereitet sind Reports die Grundlage für strategische Personalarbeit. So sind bspw. Übersichten über die Anzahl der eingehenden Dokumente pro Tag oder die Anzahl der abgeschlossenen Vorgänge möglich.

Personnel File ist ein Produkt der Firma EASY SOFTWARE AG und wird von der smahrt consulting AG vertrieben.

Ihre Vorteile mit eDossier


  • Zentrales Management von Personaldokumenten und -daten mit übersichtlicher Aktenstruktur und Dokument-Preview
  • Bequeme Akten- und Dokumentsuche inkl. Aktenvollständigkeitsprüfung
  • Nutzung des bewährten SAP Rollen- und Berechtigungskonzepts
  • Sicheres 4-Augen-Prinzip für das Löschen oder Verschieben von Dokumenten
  • Webakte mit Einbindung in die SAP Webportal-Funktionen (ESS, MSS)
  • Aktenausleihe für gezielten, temporären Zugriff auf Akten für berechtigte Benutzer
  • Einsatz von automatisierten Workflows für zentrale Personalprozesse
  • Absprünge in SAP Standard-Anwendungen inklusive automatischer Datenübergabe
  • Volle SAP-Integration
Eine Bequeme Akten- und Dokumentsuche inkl. Aktenvollständigkeitsprüfung ist möglich. Die Dokumente einer Akte können tabellarisch dargestellt und entsprechend sortiert und gefiltert werden.

Index- und Volltextsuche über alle Dossiers Eine Bequeme Akten- und Dokumentsuche inkl. Aktenvollständigkeitsprüfung ist möglich. Die Dokumente einer Akte können tabellarisch dargestellt und entsprechend sortiert und gefiltert werden.

Aktenausleihe für gezielten, temporären Zugriff auf Akten für berechtigte Benutzer auch über das Web.

Aktenausleihe Aktenausleihe für gezielten, temporären Zugriff auf Akten für berechtigte Benutzer auch über das Web.

E-Mails können direkt aus Outlook in die Akte übernommen werden.

Outlook-Integration E-Mails können direkt aus Outlook in die Akte übernommen werden.

Die Personalabteilung greift in der Regel mit der SAP-GUI auf die Akten zu. Vorgesetzte und Mitarbeiter benutzen in der Regel die Web-Akte.

Webakte Die Personalabteilung greift in der Regel mit der SAP-GUI auf die Akten zu. Vorgesetzte und Mitarbeiter benutzen in der Regel die Web-Akte.

Komplette Vernetzung mit SAP HCM / HR / PK: müheloser und direkter Sprung zwischen Digitaler Akte und SAP-Modulen über die Dienste zum Objekt.

Komplette Vernetzung Komplette Vernetzung mit SAP HCM / HR / PK: müheloser und direkter Sprung zwischen Digitaler Akte und SAP-Modulen über die Dienste zum Objekt.

Für das Löschen und Verschieben von Dokumenten stehen Workflows zur Verfügung, die auf dem 4-Augen-Prinzip basieren.

Integrierte Workflows Für das Löschen und Verschieben von Dokumenten stehen Workflows zur Verfügung, die auf dem 4-Augen-Prinzip basieren.

Mittels Dokumentvorlagen können Word-Dokumente direkt aus der Akte erstellt und mit Daten aus dem Personalstamm bestückt werden (z.B. Adresse).

Dokumente direkt aus der Akte erstellen Mittels Dokumentvorlagen können Word-Dokumente direkt aus der Akte erstellt und mit Daten aus dem Personalstamm bestückt werden (z.B. Adresse).

Für die Benutzer sind nur diejenigen Ordner und Dokumente sichtbar, für die sie auch berechtigt sind. Im Anzeige-modus werden nur diejenigen Ordner angezeigt, in denen sich auch Dokumente befinden.

Einfache Erkennbarkeit Für die Benutzer sind nur diejenigen Ordner und Dokumente sichtbar, für die sie auch berechtigt sind. Im Anzeige-modus werden nur diejenigen Ordner angezeigt, in denen sich auch Dokumente befinden.

Einfaches Durchblättern des elektronischen Personaldossiers.

Durchblättern der eDossiers Einfaches Durchblättern des elektronischen Personaldossiers.

×