SAP HCM Lösungen

Self-Service (ESS/MSS)

Sollen Mitarbeitende in Prozesse integriert werden? Sollen sie Informationen selbständig beziehen und eigene Daten wie Adressen, Bankverbindungen usw. selbst direkt pflegen können? SAP Employee Self Service stellt dafür die notwendigen Informationen und Anwendungen über eine webbasierte Oberfläche zur Verfügung.

SAP Employee Self-Service (ESS) ist eine webbasierte Oberfläche mit der die Mitarbeitenden in Prozesse integriert werden, von wo sie selbständig Informationen beziehen sowie eigene Daten wie Adressen, Bankverbindungen usw. pflegen können. 

  • Persönliche Daten
    • Informationen wie Adressen, Bankverbindungen, Familienangehörige oder Kommunikationsdaten können durch den Mitarbeitenden selbst gepflegt werden.
  • Gehaltsabrechnung
    • Mitarbeitende sehen sich die Entgeltbelege im ESS an und können diese allenfalls ausdrucken. Ein Versand ist nicht mehr nötig.
  • Talentmanagement
    • Mitarbeitende können ihr eigenes Talentprofil einsehen und weitere Daten ergänzen.
  • Beurteilungen
    • Das Beurteilungsformular steht online zur Verfügung und kann angezeigt und ggf. sogar ergänzt werden.
  • Arbeitszeit
    • Der Mitarbeitende kann seine Arbeitszeiten erfassen, fehlerhafte Zeitstempelungen korrigieren, Abwesenheiten beantragen und weitere zeitwirtschaftliche Daten anzeigen oder anpassen.
  • Reisemanagement
    • Der Mitarbeitende kann Reiseanträge erstellen oder auch seine Spesenabrechnungen anzeigen und bearbeiten.

Nebst den Anwendungen für den Mitarbeitenden stellt SAP mit dem Manager Self-Service (MSS) auch solche für die Linienvorgesetzten zur Verfügung. Basierend auf dem SAP Organisationsmanagement können Vorgesetzte auf Daten und Prozesse ihrer Mitarbeitenden zugreifen:

  • Teamkalender
    • Zeigt dem Vorgesetzten An- und Abwesenheiten seiner Mitarbeitenden.
  • Mitarbeiterinformationen
    • Daten wie die organisatorische Zuordnung, Trainingsaktivitäten, erforderliche und vorhandene Qualifikationen, Beurteilungsübersicht, u.v.m. sind ersichtlich.
  • Arbeitszeit
    • Von den Mitarbeitern beantragte Abwesenheiten können durch den Vorgesetzten genehmigt oder abgelehnt werden.
  • Prozesse und Formulare
    • Unterschiedliche Prozesse wie beispielsweise Versetzung oder Gehaltsänderungen können formularbasiert initiiert werden.
  • Reisemanagement
    • Vorgesetzte können von Mitarbeitenden beantragte Reisen und Spesen einsehen, genehmigen oder ablehnen.
  • Trainingszuordnung
    • Der Vorgesetzte kann definieren, welche Mitarbeitenden an welchen Schulungen (Trainings) teilnehmen sollen und direkt buchen.

Standard Employee Self-Services / Manager Self-Service Prozesse 

Diverse ESS/MSS Prozesse werden von SAP im Standard zur Verfügung gestellt.

So z.B. für die persönlichen Daten des Mitarbeiters:

  • Adressen
  • Bankverbindung
  • Familie/Bezugsperson

Nachfolgend ein Beispiel der Schritte für eine Adressänderung

  • Der Mitarbeiter wählt den auszuführenden Schritt. In diesem Beispiel einen neuen „Ständigen Wohnsitz“.

  • Nach Erfassen der neuen und gültigen Adresse, kann die Prüfung ausgeführt werden. Geprüft wird z.B. ob alle Muss-Felder ausgefüllt wurden.
  • Nach erfolgreicher Prüfung, können die Eingaben gesichert werden.
  • Nach erfolgter Sicherung, wird die Änderung bestätigt.

Durch die Integration des SAP Portals mit dem SAP ERP System wird die neue Adresse des Mitarbeiters nun automatisch in den Personalstamm des Mitarbeiters übertragen:


 
Welche Daten und welche Felder dazu vom Mitarbeiter gepflegt werden können, kann durch Customizing des Prozesses definiert werden.


Damit die Standardprozesse entsprechend funktionieren, muss die dazugehörende Komponente im ERP System vorhanden und in Betrieb sein. So kann ein Spesenantrag im Standardprozess nur ausgeführt werden, wenn im Travelmanagement (Reisekostenabrechnung) die entsprechenden Richtlinien eingerichtet sind.

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